Araştırmalara göre; bir ofis çalışanı, her gün ortalama 4 saatini e-postalarını okumak ve yanıtlamak için harcıyor. Gelen Kutusu’nda biriken onlarca okunmamış e-posta ve bu e-postalar yoluyla gelen yeni işler, çalışanlar için büyük bir gerilim ve anksiyete kaynağı olabiliyor. Uzm. Klinik Psikolog İlayda Kutevu, iş hayatında e-posta gerilimi ile başa çıkmak için tekliflerde bulundu.
E-posta, iş dünyasının vazgeçilmez bir iletişim aracı olmasına rağmen, e-posta trafiği doğru yönetilmediğinde bir gerilim kaynağına dönüşebiliyor. Sağlıklı bir dijital yaşam için, e-posta kullanımında şuurlu ve dikkatli olmanın büyük ehemmiyet taşıdığını söyleyen Medicana Çamlıca Hastanesi Psikoloji Bölümü’nden Uzm. Klinik Psikolog İlayda Kutevu, “e-posta stresi”nin neden olduğu bazı psikolojik meseleleri anlattı.
Baş ağrısı, uykusuzluk ve konsantrasyon zahmetine yol açıyor
İlayda Kutevu, “E-posta gerilimi, Gelen Kutusu’nda biriken e-postaların yol açtığı gerilim, endişe ve korkuyu ifade etmek için kullanılan bir terim. Bu gerilim, birçok faktörden kaynaklanabilir. Daima gelen bildirimler, her an erişilebilir olma beklentisi ve gün boyunca artan e-posta yığını, çalışanları baskı altına alabiliyor. Özellikle hızlı karşılık verme zorunluluğu, çalışanların daima bir tetikte olma hali yaşamasına neden oluyor. Hem fizikî hem psikolojik belirtilerle kendini gösteren e-posta gerilimi; baş ağrıları, uykusuzluk, konsantrasyon zahmeti ve artan anksiyeteye sebep olmaktadır. Ayrıca daima olarak gelen e-postaları kontrol etme ve cevaplama zorunluluğu, üretkenliği de olumsuz etkileyebilir” ifadelerini kullandı.
Hata yapma ve yanlış anlaşılma riski, tasayı artırıyor
Her gün yüzlerce e-posta almanın, yoğun bilgi yüklemesi ile birlikte bu bilgileri sürece konusunda zorluklara yol açabileceğine değinen Uzm. Klinik Psikolog İlayda Kutevu, şöyle devam etti:
“E-postalar, genellikle iş hayatında daima bir dikkat gerektirir ve bu da zaman idaresini zorlaştırabilir. Çok sayıda e-posta almak, bireylerde vaktinde karşılık verme baskısı oluşturabilir ve bu durum telaşa neden olabilir. Birden fazla insan iş yerinde performans değerlendirmeleri ile ilişkilendirdiği e-postalara büyük değer verir. E-postaların vaktinde ve doğru bir şekilde yanıtlanması, bireyin profesyonel marifetlerinin ve sorumluluklarının bir göstergesi olarak kabul edilebilir. Bu da birey üzerinde büyük bir baskı oluşturmaktadır. Önemli bir diğer konu ise e-posta yoluyla bağlantıda, ton ve niyetin yanlış anlaşılma riskidir. İnsanlar yazdıklarının yanlış anlaşılmasından veya istemeden kırıcı ya da kaba görünmekten çekinebilir. Bu, özellikle profesyonel ortamlarda büyük bir endişe kaynağı olmaktadır.”
“Kısa ve net yanıtlar yazın, düzenli şekilde arşivleyin”
Eğer her gelen e-posta bildirimiyle irkiliyorsanız, e-posta yazarken geriliyorsanız, okunmamış e-postalarınızı gördükçe panikliyorsanız ve bu durum sizi kötü hissettiriyorsa, e-posta kutunuzu daha iyi direktörün vakti gelmiş demektir. Uzm. Klinik Psikolog İlayda Kutevu, e-posta korkusuyla başa çıkmaya yardımcı olacak şu tekliflerde bulundu:
-E-postalarınızı makul zaman dilimlerine ayırın. Daima e-postaları kontrol etmek sizi gereksiz yere gerilime sokabilir. E-postalarınızı belli zaman dilimlerinde kontrol ederek daha verimli olabilirsiniz.
-İş yoğunluğunuzun farkında olun, öncelikli işlerinizi tamamladıktan sonra acil olmayan e-postalara geçebilirsiniz.
-E-posta karşılıklarınızı olabildiğince kısa ve net tutun. Karmaşık cümleler kurmak veya gereksiz ayrıntılara girmek hem sizi hem karşı tarafı gerilime sokabilir.
-E-postaları düzenli bir şekilde arşivlemek, gerektiğinde kolayca geri dönüp ulaşabilmeyi sağlar.
-Çalışma arkadaşlarınızla ve yöneticilerinizle, e-posta cevap müddetleri hakkında net beklentiler belirlemek baskıyı azaltabilir.
-Olumsuz e-postalarla karşılaştığınızda çabucak tepki vermek yerine sakin kalarak düşünün ve mantıklı bir cevap verin.
-Sıkça yanıtladığınız tıpta e-postalar için şablonlar oluşturmak zaman kazandırır ve gerilimi azaltır.
-Tatilde veya yoğun olduğunuz vakitlerde otomatik cevaplar ayarlamak, sizinle irtibata geçenlerin beklentilerini yönetmenize yardımcı olabilir.
17:11
