Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Metot ve Asıllar Hakkında Yönetmelik, 10 Haziran 2020 tarih ve 31151 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Yönetmeliğe göre resmi yazışma, yönetimlerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda ve zorunlu hallerde veya harika durumlarda el yazısıyla atılan imza ile fizikî ortamda yürüttükleri süreci ifade etmektedir.
Yönetmeliğin “paraf” başlıklı 21’inci unsuruna göre; paraf kısmında tarih, unvan, ad ve soyad bilgileri kısaltma kullanılmadan ast-üst ilgisine uygun olarak belirtilir. Güvenli elektronik imza ile imzalanan evraka ait paraf bilgileri, dokümanın üst verisinde tutulur. Evrak muhataba iletildiğinde, dokümana ait paraf bilgileri paylaşılmaz. Elektronik ortamda hazırlanan dokümanlarda paraf, güvenli elektronik imza veya elektronik onay ile atılır. Elektronik onaylar, Elektronik Doküman Yönetim Sisteminin günlük raporlarında kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve günlük raporlarının saklama süresi alakalı olduğu evrakların saklama süresinden daha kısa olamaz. Zorunlu hallerde veya inanılmaz durumlarda el yazısıyla atılan paraf, kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak mavi kalemle atılır. Fizikî ortamda hazırlanan evraklarda paraflar, dokümanın sadece yönetimde kalacak nüshasında, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır.
Cumhurbaşkanlığı tarafından 2020 yılında yayımlanan Resmi Yazışma Yönetmeliği Kılavuzunda paraf ile ilgili aşağıdaki konulara yer verilmiştir.
” Paraf, belgeyi hazırlayan ile belgeyi imzalayacak yetkili makam arasında yer alan sorumluların imza ya da kısa imzalarını ifade etmektedir. Fizikî ortamda hazırlanan evraklarda tutulan paraf bilgisi ile belgeyi uygun gören hiyerarşik sorumlular belirtilmektedir. Dolayısıyla fizikî ortamda hazırlanan dokümanlar, oluşturan yönetimin paraf bilgisine erişebilmesi amacıyla paraf (dosya) ve dağıtım nüshası olmak üzere 2 nüsha tutulmaktadır. Elektronik ortamda hazırlanan evrakların paraf bilgilerine üst datadan erişilebilmesi ve üst veri bilgileri ile dokümanın bir bütün olması sebebiyle dokümanın tek nüsha olarak üretilmesi uygun olacaktır. Lakin paraf bilgileri, belgeyi imzalamaya yetkili makamın karar verme sürecinde evrakın geçmişi hakkında bilgi sahibi olmasını sağladığı için ehemmiyet arz etmektedir. Bu sebeple Elektronik Doküman Yönetim Sistemlerinin sistem içerisinde paraf bilgilerine erişimde kullanıcı dostu süreçler geliştirmeleri ve tek nüsha olarak tutacakları doküman üzerinde bulunmaması gereken paraf bilgilerini evrak imgesinde yazılımsal tahlillerle (açılabilir pencere vb. çözümler) göstermeleri uygun olacaktır.”
Resmi yazışma, yazıyı ilk hazırlayandan son imzacıya kadar bir aidiyet zinciri içinde hazırlanır ve bu zincir içerisinde yer alan her bir paraf ve imza sahibine yazı içeriği ile ilgili sorumluluklar yüklemektedir. Aslında paraf, kısa bir imza çeşididir. Paraf, resmi dokümanın geçerliliği için bir koşul olarak karşımıza çıkmaktadır.
(Mülga) Devlet İşçi Başkanlığı’nın bir görüşünde (03.10.2018-6480); resmi yazışmalarda sorumluluk taşımak niteliğinde olan imza ve paraf yetkisini belirtmiştir.
Yargıtay 11. Ceza Dairesi bir kararında (Karar No: 2015/32001); ” Devlet bürokrasisinin ürettiği bir evrak olan resmi doküman, o bürokrasinin gerektirdiği, o çeşit doküman için öngörülen biçim koşullarını taşımalıdır. Örneğin; imza, resmi dokümanın varlığı için gereklidir. İmza dışında başlık, paragraf, paraf, soğuk damga, resmi mühür, tarih, sayı, ifade biçimi, konu itibariyle hitap hali, kullanılan tabirler gibi evrakına göre genellikle aranan, yerine göre dokümanın geçerlilik nedeni haline gelen şartlardır.” Şeklinde konular vurgulanmıştır.
Yargıtay Ceza Genel Şurasının bir kararında (Karar No: 2006/200); “Sanık, görev yaptığı periyotta, yasa ve yönetmeliklere karşıt olarak hazırlanan atama tekliflerine paraf koyarak şuurlu şekilde onay vermiş, bu suretle vazifede yetkisini berbata kullanmıştır.” Şeklinde konular vurgulanmıştır.
Yargıtay Ceza Genel Konseyinin diğer bir kararında (Karar No: 2015/32001); ” İmzanın ilgili doküman için zorunlu görüldüğü hallerde elle atılmış bir imzanın varlığı, evrak niteliğinin varlığı bakımından zorunlu bir ögedir. Örneğin özel hukukta, hukuk yöntemi bakımından senetlerin paraf edilmesi yeterli olmayıp, imzalanmış bulunması gerekmekte ve imzasız doküman ikrar edilse dahi, senet olarak kabul edilmemekte, şartları varsa sırf yazılı delil başlangıcı sayılmaktadır.” Şeklinde konular vurgulanmıştır.
Bu verilen bilgiler ışığında, imza sürecinde yer alan paraf sahiplerinin yazının oluşturulmasına katkı sağlamaları nedeni yazının sorumluluğuna ortak olacakları açıktır.
20:44
